DMS - Dokumenten Management System
Das LIMBAS Dokumentenmanagement verbindet die Vorzüge des LIMBAS Servers mit den Funktionalitäten eines DMS. Grundfunktionen sind 
die digitale Archivierung und die Erfassung von Dokumenten mit automatischen Indizierungsfunktionen, serverseitiger OCR Erkennung und integrierter Versionierung.
Das Hauptaugenmerk ist, wie generell in LIMBAS, auf eine hohe Benutzerfreundlichkeit mit einer hohen Funktionsvielfalt gerichtet. Die nahtlose Integration in weitere LIMBAS Komponenten garantieren eine hohe Flexibilität und größtmöglichen Nutzen. Das LIMBAS DMS arbeitet ausschließlich browserbasiert und ist somit plattform- und ortsunabhängig nutzbar. So können Sie z.B. Kundenverträge direkt in Ihrem CRM zum passenden Kontakt abspeichern und Änderungen im Vertrag über die Versionierung verfolgen.
Funktionen
Indizierung
Die integrierte Dokumentenindizierung verschlagwortet automatisch textbasierte Dokumente wie unter anderem PDF, Word, XML, HTML oder Excel und erleichtert somit das Wiederfinden im Vergleich zum Papierarchiv deutlich. Die Indexgröße kann deutlich im mehrstelligen Millionenbereich liegen. Weitreichende Einstellungsmöglichkeiten gewährleisten individuelle Anpassung. Die Indizierung kann sofort oder in einem nächtlichen Job geschehen. Des weiteren bietet das LIMBAS DMS ein Suchformular zur einfachen Suche und Darstellung wie man es von herkömmlichen Suchmaschinen gewohnt ist. So können in LIMBAS gespeicherte und berechtigte Dokumente in einem externen Suchportal veröffentlicht und gefunden werden.
Versionierung
LIMBAS unterstützt neben einer Datensatzversionierung ebenfalls eine ausgereifte Dokumentenversionierung. Sie ermöglicht es automatisch oder manuell Dokumente inklusive ihrer Metadaten und Zusatzinformationen schnell und komfortabel zu versionieren. Inhalte versionierter Dokumente lassen sich zudem einfach vergleichen oder differenzieren.
OCR
LIMBAS nutzt ein externes OCR Erkennungsprogramm zur automatischen serverseitigen Texterkennung. Die Funktionalitäten greifen nahtlos in den Indizierungsvorgang und ermöglichen so ein einfaches Durchsuchen von ehemaligen papierbasierten Dokumenten.
Metadaten
Metadaten werden durch das LIMBAS Tabellensystem abgebildet. Dies ermöglicht individuellste Anpassung. Eigene Metadatenfelder oder sogar ganze Tabellen können erstellt, verknüpft und angehängt werden. Darüber hinaus werden Metainformationen im Format EXIF, IPTC oder XMP von JPG/TIFF oder PDF Dateien automatisch ausgelesen und wieder in die Datei eingetragen. Die in LIMBAS gepflegten Metadaten sind so beim lokalen Öffnen auch ohne LIMBAS wieder auslesbar.
Bildarchiv
Einfache und komfortable Archivierung, Verwaltung und Veröffentlichung von Bilddateien jeglicher Art. Die Bilder werden beim Upload automatisch erkannt und analysiert. LIMBAS unterstützt über 100 Formate inklusive DPX, EXR, GIF, JPEG, JPEG-2000, PDF, PhotoCD, PNG, Postscript, SVG und TIFF. Zum Schutz der Bilddateien steht eine Wasserzeichenintegration zur Verfügung. Die LIMBAS Grafikfunktionen erlauben es EXIF, IPTC oder XMP Daten auszulesen. DublinCore Metadaten können zusätzlich ins Bild zurückgeschrieben werden. Eine integrierte Bildbearbeitung erlaubt, schnell und einfach, wichtige Werkzeuge wie Kontrast, Helligkeit, Farbbalance oder Filter einzusetzen. Mit Hilfe der Konvertierungswerkzeuge lassen sich mühelos Bildauflösung oder Bildformate konvertieren.
Die Veröffentlichung der Bilddaten erfolgt über ein spezielles Frontend, welches dem Internetnutzer die Möglichkeit bietet Bilder zu suchen, in den Leuchtkasten zu legen, zu kaufen oder herunter zu laden.
Integration
Über die WEBDAV Schnittstelle wird eine komfortable systemunabhängige Desktopintegration ermöglicht. MS Office oder OpenOffice unterstützen dieses Standardprotokoll. Zusätzlich werden vielfältige Konvertierungsfunktionen angeboten. Weiterhin steht eine Palette von Bildfunktionen zur Verfügung, die das Arbeiten mit Grafiken erleichtern.
Sicherheit
Die komplette Dokumentenstruktur wird in der Datenbank abgebildet, was eine hohe Performance und Unabhängigkeit von dem Dateisystem ermöglicht. Gruppen- und User-Rechte können für alle Ordner flexibel über das User-/Gruppenmanagement des Servers vergeben werden. Alle Dokumente werden in einem browserunzugänglichen Verzeichnis verschlüsselt gespeichert. Der Dateiaufruf geschieht ausnahmslos über das lokale Benutzerverzeichnis. Für externe Zugriffe wie z.B. SOAP wird ein eigens konzipierter Proxy genutzt. Zusätzlich zur hohen Datenintegrität durch Transaktionssicherheit wird eine Dateiversionierung unterstützt.
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